OZNÁMENÍ O OCHRANĚ A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ KLIENTŮ
(dále též jen jako „Oznámení“)

společnosti VID Vier, a.s. IČ: 27760235, se sídlem: Plzeňská 103/215C, Motol, 150 00 Praha, doručovací adresa: Heršpická 813/5, Štýřice, 639 00 Brno, spisová značka: C 54853/KSBR vedená u Krajského soudu v Brně (dále též jen jako „Společnost“).

Společnost v rámci výkonu svého podnikatelského oprávnění realizuje developerské projekty. Při těchto činnostech dochází též ke zpracování osobních údajů nejrůznějších osob.

1. ÚVOD
 

Úprava ochrany osobních údajů dle tohoto Oznámení, které má charakter informačního memoranda, vyplývá ze zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, v účinném znění, zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, v účinném znění a z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES - obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále též „GDPR“), v účinném znění, kdy v těchto právních předpisech můžete nalézt širší popis rozsahu práv a povinností při ochraně osobních údajů.
 

Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty - fyzické osoby poskytující Společnosti osobní údaje, a v přiměřeném rozsahu též na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyl navázán smluvní vztah), jakož i na klienty bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi Společností a klientem.

Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce klientů.

 

2. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:
 

• osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;

• shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

• rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;

• jsou přijata rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesně a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

• osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;

• zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
   

3. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

Společnost je sama i správcem osobních údajů. V souladu s čl. 37 GDPR pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu.
V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů klientů se na nás můžete obrátit na kontaktní údaje uvedené v bodě 12 tohoto Oznámení.

4. ÚČELY ZPRACOVÁVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ
 

Účely zpracování:
 

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření před uzavřením smlouvy - právní základ tohoto zpracování je založen ustanovením čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;

• zpracování je nezbytné pro účely plnění právních povinností – právní základ tohoto zpracování je založen ustanovením čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;

• zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob – právní základ tohoto zpracování je založen ustanovením čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;
   

Společnost může zpracovávat osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností a jejími klienty bez souhlasu těchto osob též, pokud oprávněné zájmy Společnosti (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob, včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů.

Jedná se o následující činnosti:
 

• vedení účetnictví Společnosti;

• plnění povinností vůči státním orgánům (zejména povinnosti vůči finančním úřadům, Policii ČR, kontrolním orgánům, soudům, atd.).

• hodnocení důvěryhodnosti klienta, vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků Společnosti;

• soupis a plnění smluv, kde se většinou se bude jednat o rezervační smlouvy, smlouvy o smlouvě budoucí kupní, kupní smlouvy, smlouvy o úschově a jiné obdobné smlouvy;

• vnitřní administrativní účely Společnosti, provádění analýz, reporting, vyhodnocování rizik apod.;

• v omezeném rozsahu rovněž marketing.

Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je požadavkem, kdy bez něj nelze vstoupit do smluvního či obchodního vztahu, a neposkytne-li klient potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu uzavřít.

5. KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

Jedná se vždy o osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména:
 

• kontaktní a identifikační údaje klientů, případně osob, zastupujících klienta – právnickou osobu nebo skutečných majitelů klienta – právnické osoby, případně zaměstnanců klienta (např. akademické tituly, jméno, příjmení, rodné číslo, adresa bydliště, korespondenční adresa, mobilní telefon, e-mailová adresa apod.);

• údaje, související s financováním koupě nemovitosti a poskytovaným finančním poradenstvím (informace k finanční situaci klienta, čísla účtů, atd.); 

• případně další osobní údaje poskytnuté klientem ve smlouvě a při jednání o smlouvě či při poskytování služeb. Citlivé údaje nejsou Společností shromažďovány a zpracovávány.

 

6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ 
 

• Zpracováváme Vaše osobní údaje, které nám sami předáte.

• Potřebné osobní údaje získáváme zejména od klientů v rámci jednání o uzavření smlouvy či v průběhu jejího plnění; nebo při osobní a písemné komunikaci s klienty, včetně komunikace emailem. Osobní údaje nám mohou též být sděleny telefonicky.

• Vybrané osobní údaje můžeme získávat též z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků, zejména z katastru nemovitostí, obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku; z dlužnických registrů, nebo z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám klienti poskytují v souvislosti s plněním příslušných smluv.

 

7. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

• osobní údaje fyzických osob jsou zpracovávány především zaměstnanci Společnosti, ve vybraných případech též jejími externími spolupracovníky nebo dodavateli na základě smlouvy (zejména osoby zajišťující stavební dozor, reklamační technici, realitní makléř, marketingová agentura, poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb). 

• způsoby zpracování zahrnují manuální i automatizované zpracování v informačních systémech Společnosti nebo jejích dodavatelů.

 

8. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

Pro účely plnění svých povinností je Společnost oprávněna nebo přímo povinna (tj. bez souhlasu subjektu údajů) předávat jeho osobní údaje:

• orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (orgány činné v trestním řízení, finanční úřady apod.);

• subdodavatelům Společnosti, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči Společnosti (poskytovatelé právních služeb, externí účetní, realitní kanceláře, atd.);

• dalším subjektům, je-li to v souladu s oprávněnými zájmy Společnosti či třetích osob (soudy, exekutoři apod.).

Osobní údaje fyzických osob zpracováváme výhradně na území České republiky a nepředáváme je do zahraničí.

 

9. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

Poskytnuté osobní údaje fyzických osob zpracováváme pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud Společnost zjistí, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, odstraní je.
 

V této souvislosti obecně platí, že pro účely plnění smlouvy s klienty jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy mezi klientem a Společností a dále jsou archivovány po dobu deseti (10) let, pokud právní předpisy nestanoví dobu delší. V některých odůvodněných případech mohou být i po uplynutí těchto dob osobní údaje dále zpracovávány, a to až do doby, kdy existuje reálně riziko potřeby případného vymáhání pohledávek z daných smluv, kdy takové zpracování obvykle souvisí s ochranou oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob.

 

10. DALŠÍ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ POTENCIÁLNÍCH KLIENTŮ
 

Při prvním kontaktu s potenciálním klientem jsou pro účely vyřízení jeho požadavku zpracovávány jeho osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa. Tyto údaje jsou shromážděny pracovníkem zákaznické linky nebo prostřednictvím webového formuláře a předány pověřenému pracovníkovi obchodního oddělení.
 

Každý potenciální klient, který se dotáže Společnosti na nabízené produkty a služby, je požádán o udělení souhlasu se zpracováním základních kontaktních údajů (jméno, příjmení, telefonní číslo, emailová adresa) pro účely marketingových sdělení na dobu tří (3) let. Udělení tohoto souhlasu je dobrovolné. Pokud potenciální klient souhlas neudělí, budou jeho osobní údaje po vyřízení dotazu vymazány, pokud s ním nebude dále jednáno o uzavření smlouvy. Je-li s klientem jednáno o uzavření smlouvy, platí účely zpracování uvedené výše v bodu 4.
 

Osobní údaje potenciálních klientů, se kterými bylo jednáno o uzavření smlouvy, ale k uzavření smlouvy nedošlo, jsou ze strany Společnosti dále zpracovávány v rozsahu (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, důvod ukončení jednání o uzavření smlouvy) na základě oprávněného zájmu Společnosti na udržení kontaktu s těmito osobami a zachování možnosti informovat tyto osoby o případných relevantních nabídkách v budoucnu.

 

11. PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
 

V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti mají fyzické osoby (subjekty údajů) zejména následující práva:
 

a) Právo na přístup k osobním údajům. Subjekt údajů má právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Společnost v takovém případě poskytne subjektu údajů také kopii zpracovávaných osobních údajů. Kopie osobních údajů bude danému subjektu údajů poskytnuta bezplatně nevýše jedenkrát za kalendářní rok. Za další kopie bude Společnost účtovat subjektu údajů poplatek na základě věcných nákladů na pořízení kopie.
 

b) Právo na opravu. Subjekt údajů má dále právo na to, aby Společnosti bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má  subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
 

c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Subjekt údajů má právo na to, aby Společnosti bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu týkají, a Společnost má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením a Společnost není z jiného důvodu oprávněna si osobní údaje ponechat.
 

d) Právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.
 

e) Právo na přenositelnost údajů. Za podmínek stanovených právními předpisy může mít subjekt údajů též právo na přenositelnost údajů.
 

f) Právo odvolat souhlas. Má-li být zpracování osobních údajů klienta založeno na souhlasu, není klient povinen udělit svůj souhlas se zpracováním a udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas kdykoli odvolat. V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se obrátit na Společnost prostřednictvím kontaktní osoby uvedené v článku 3 tohoto Informačního memoranda. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů klienta pro účely, pro které není vyžadován klientův souhlas.
 

g) Právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob, je subjekt údajů oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí Společnost za podmínek stanovených nařízením prokázat závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí. Pokud jsou osobní údaje klienta zpracovávány pro účely přímého marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů ze strany Společnosti pro tyto účely.
 

Dále máte právo podat stížnost, kdy podrobnosti k tomuto právu jsou upraveny níže v bodě 12 tohoto Oznámení.

 

12. VYŘIZOVÁNÍ DOTAZŮ, ŽÁDOSTÍ A STÍŽNOSTÍ, PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Dotazy, žádosti a stížnosti adresované Společnosti:
 

Veškeré dotazy, žádosti a stížnosti týkající se ochrany a zpracování osobních údajů mohou subjekty údajů uplatnit těmito způsoby u správce - Společnosti:
 

a) Elektronicky: na adrese info@viviena.cz nebo osobniudaje@viviena.cz.
 

b) Písemně – dopisem na adresu sídla Společnosti (Lidická 2030/20, Černá Pole, 602 00 Brno), nebo na osobně na podatelně Společnosti (Lidická 2030/20, Černá Pole, 602 00 Brno);
 

c) Osobně v sídle Společnosti (Lidická 2030/20, Černá Pole, 602 00 Brno) – o každé ústní žádosti nebo stížnosti bude sepsán následně protokol.
 

Na žádost nejsou kladeny jakékoliv formální požadavky; v případě nejasností bude subjekt údajů požádán o vysvětlení jeho požadavků a poskytne se mu součinnost pro formulaci srozumitelné žádosti/stížnosti. Žádost je možné podat prostřednictvím předpřipraveného formuláře, který Vám na žádost zašleme.
 

Stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů
 

Pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany Společnosti dochází k porušení právních předpisů, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.

13. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
 

Toto Oznámení je platné a účinné ke dni 1. 12. 2021, přičemž aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách www.viviena.cz  a současně je dostupné v sídle Společnosti.